Skilmálar

Mínar síður er þjónustuvefur Reykjavíkurborgar, kt. 530269-7609, Tjarnargötu 11, 101 Reykjavík, fyrir rafrænt og hefðbundið umsóknarferli. Mínar síður er hluti af stafrænni vegferð Reykjavíkurborgar og er í stöðugri framþróun. Markmið Minna síðna er að bæta þjónustu borgarinnar þannig að notandi geti sótt um þjónustu á einfaldan hátt og fylgst með stöðu sinna mála. Mínar síður eru aðgengilegar öllum borgarbúum og þar fer fram rafrænt ferli umsókna sem er opið allan sólarhringinn.

Leitast er við að hafa allar upplýsingar og tilvísanir í gögn og tengla á Mínum síðum réttar og í samræmi við nýjustu uppfærslur umsókna en Reykjavíkurborg getur þó ekki ábyrgst að svo sé ávallt. Allar ábendingar má senda á netspjall síðunnar, á netfangið upplysingar@reykjavik.is eða með því að hringja í Þjónustuver borgarinnar í síma 411-1111.

Um rafræna meðferð mála á þjónustuvef Minna síðna gilda ákvæði stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og upplýsingalaga nr. 140/2012 líkt og á við og um aðra meðferð stjórnsýslumála hjá Reykjavíkurborg. 

Í þeim tilvikum sem Reykjavíkurborg telst þjónustuveitandi í skilningi laga nr. 30/2002 um rafræn viðskipti og aðra rafræna þjónustu gilda einnig ákvæði framangreindra laga um þjónustuna.

Frekari upplýsingar um þjónustu Reykjavíkurborgar hér.

Notast er við miðlægt innskráningarviðmót þar sem hægt er að nota rafræn persónuskilríki til auðkenningar. Þegar notandi hefur auðkennt sig með rafrænum skilríkjum er honum sjálfkrafa vísað inn á þjónustuvef Minna síðna.  

Inn á þjónustuvef er að finna allar rafrænar umsóknir borgarinnar svo og umsóknir á eyðublöðum sem má annaðhvort fylla út og senda inn á Mínum síðum og/eða í tölvupósti eða prenta út og skila til skrifstofu viðeigandi sviðs Reykjavíkurborgar.  

Þá eru sumar umsóknir sem þarf að fylla út í öðrum kerfum. Í þeim tilfellum gæti notandi þurft að auðkenna sig tvisvar með rafrænum hætti í umsóknarferlinu.  

Við innskráningu á Mínar síður verða til fótspor (e. Cookies) í tölvu notandans um heimsókn hans á þjónustuvefinn. Fótspor þessi eru ópersónugreinanleg og eru einungis notuð í þeim tilgangi að mæla notkun og virkni vefsíðunnar.

Nánar um vafrakökur hér.   

Með því að fara í gegnum rafrænt umsóknarferli á Mínum síðum samþykkir notandi að samskipti við Reykjavíkurborg geti farið fram með rafrænum hætti.

Með því að nýta sér þjónustuna á Mínum síðum og fylla út upplýsingar í umsóknarferli vistast þau gögn sem nauðsynleg eru til að leggja mat á umsóknina. Slík gögn verða persónugreinanleg og er mikilvægt að notandi kynnir sér Persónuverndarstefnu Reykjavíkurborgar um t.d. hversu lengi persónuupplýsingar eru geymdar, hvernig Reykjavíkurborg tryggir öryggi gagnanna, hver réttindi hins skráða eru o.s.frv. 

Nánar um persónuverndarstefnu Reykjavíkurborgar hér.

Aðeins er unnið með persónuupplýsingar í þeim tilgangi að leggja mat á umsóknir notanda sem grundvallast á lögbundnum skyldum sveitarfélagsins til að veita borgarbúum tiltekna þjónustu.  

Með því að samþykkja að hafa kynnt sér viðeigandi skilmála inn í umsóknarferlinu og senda inn umsókn til málsmeðferðar hjá viðeigandi sviði Reykjavíkurborgar staðfestir notandi að Reykjavíkurborg hafi heimild til vinnslu á persónuupplýsingum hans í þeim tilgangi að leggja mat á umsóknina.  

Í rafrænum eyðublöðum Minna síðna koma fram leiðbeiningar um hvaða gögn skuli leggja fram með umsókn og á hvaða formi. Þegar ekki telst þörf á sérstakri undirritun aðila samþykkir notandi að senda inn umsókn með því að haka í reit fyrir samþykki og ýtir á „Senda umsókn“. Telst slíkt hak á rafrænu formi fullnægjandi samþykki notanda og er vistað í samræmi við það. Slík gögn á rafrænum formi eru talin fullnægja áskilnaði laga um frumrit og eru varðveitt með sama hætti og á pappír. Í tilvikum þar sem sérstök lagaskylda er um eiginhandarundirritun þarf notandi að prenta út skjalið og afhenda það með eiginhandarundirritun.  

Reykjavíkurborg er heimilt að ákveða að rafræn undirritun komi í stað eiginhandarundirritunar enda tryggi hún með sambærilegum hætti og eiginhandarundirritun persónulega staðfestingu þess sem gögnin stafa frá. Það sama á við þegar áskilnaður er um að gögn eða tiltekin atriði þeirra séu vottuð.  

Þegar samskipti við Reykjavíkurborg fara fram í gegnum rafrænar leiðir svo sem með tölvupósti teljast gögn vera komin til aðila þegar hann á þess kost á að kynna sér efni þeirra og gögnin eru honum aðgengileg hjá vefþjóni. Með því að senda inn umsókn með rafrænni leið Minna síðna hefur notandi samþykkt að ákvörðun um umsókn hans verði einnig send honum með rafrænum leiðum. Notanda mun því berast tölvupóstur þar sem fram kemur fram kemur að umsóknin hafi verið móttekin og að ákvörðun verði send notanda í tölvupósti á uppgefið netfang á Mínum síðum. Notandi ber ábyrgð á að gefa upp rétt netfang í viðeigandi reiti umsókna. Ákvörðun telst því birt umsækjanda á þeim degi sem tölvupósturinn berst. Kærufrestur og frestur til að óska eftir rökstuðningi byrjar því að líða frá þeim degi í samræmi við ákvæði stjórnsýslulaga (málshöfðunarfrestir).  

Notanda er ávallt heimilt að sækja um á þjónustumiðstöðvum Reykjavíkurborgar í sínu hverfi í stað þess að fara í gegnum stafrænt ferli, kjósi hann þess. 

Öll gögn máls í endanlegri útgáfu eru skráð og varðveitt, á pappír eða stafrænu formi, í samræmi við ákvæði laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn, sbr. einnig 27. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 og áreiðanleikareglu laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Notandi getur hvenær sem er óskað eftir aðgangi að gögnum sínum í samræmi við ákvæði viðeigandi laga.  

Þegar skjöl eru eingöngu varðveitt á rafrænu formi getur notandi valið á milli þess að fá þau afhent á því formi eða prentuð á pappír.